Privacybeleid

Inleiding

TeleCetli Kft. (“Gridex AI”, “wij”, “ons” of “onze”) zet zich in voor de bescherming van uw privacy en de beveiliging van uw persoonsgegevens. Dit privacybeleid legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, delen en beschermen wanneer u gebruikmaakt van onze AI-gestuurde diensten, waaronder Gridex Support (SupportHub), QuoteForge, onze virtuele AI-assistent voor e-commercebedrijven en de gedeelde inlogpagina van Gridex op auth.gridex.ai.

Dit beleid is van toepassing op alle informatie die wordt verzameld via onze diensten, waaronder onze website, onze API, de widget van de virtuele assistent en alle daarmee verband houdende diensten, verkoop, marketing of evenementen.

Gegevens van de verwerkingsverantwoordelijke

Definities

Voor de toepassing van dit privacybeleid wordt verstaan onder:

Gegevens die wij verzamelen

Gegevens die u rechtstreeks verstrekt

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en wachtwoord wanneer u zich registreert voor een account
• Bedrijfsgegevens: e-commerceproductcatalogi, prijsinformatie en bedrijfsbeleid dat u uploadt
• Betalingsgegevens: uw factuurgegevens, zoals uw factuuradres. De gegevens van uw kaart of andere betaalmethode voert u rechtstreeks in bij Stripe, onze betalingsverwerker; ze komen nooit op onze servers terecht
• Communicatiegegevens: inhoud van e-mails, supporttickets en feedback die u ons stuurt
• Configuratiegegevens: aangepaste instellingen en integratievoorkeuren

Automatisch verzamelde gegevens

• Gebruiksgegevens: informatie over hoe u onze diensten gebruikt, waaronder gesprekslogs, gebruik van functies en prestatiestatistieken
• Apparaatgegevens: browsertype, besturingssysteem, IP-adres en apparaat-ID’s
• Analysegegevens: bezochte pagina’s, bestede tijd, navigatiepaden en interactiepatronen
• Widgetgegevens: interacties van eindgebruikers met de virtuele assistent op uw website

Gegevens van eindgebruikers

Wanneer uw klanten op uw website de virtuele assistent van Gridex AI gebruiken, verzamelen wij:

• Inhoud van gesprekken en vragen
• Basisgegevens over apparaat en browser
• Sessiegegevens en interactiepatronen

Inloggen met Facebook of Google

De Facebook-knop op onze gedeelde inlogpagina op auth.gridex.ai, die wordt gebruikt door Gridex Support (SupportHub) en QuoteForge, wordt aangeboden via onze Meta-app “Gridex Login”. Als u deze knop gebruikt en het verzoek op Facebook goedkeurt, ontvangt de app uitsluitend uw e-mailadres en uw openbare profiel. Uit uw openbare profiel gebruiken wij uw naam en het ID dat Facebook u voor onze app toekent.

Wij gebruiken uw e-mailadres en naam uitsluitend om uw Gridex-account aan te maken of uw bestaande account te vinden, en om uw naam in het accountmenu te tonen. Onze inlogdienst bewaart het Facebook-ID om u te herkennen wanneer u de volgende keer met Facebook inlogt. Wij ontvangen uw Facebook-wachtwoord niet, wij slaan uw Facebook-toegangstoken of profielfoto niet op, wij hebben geen toegang tot uw vrienden, berichten of andere Facebook-gegevens, en wij plaatsen nooit iets namens u.

De Google-knop op dezelfde inlogpagina werkt op een vergelijkbare manier, maar wij gebruiken inloggen met Google uitsluitend om u te authenticeren. Wij vragen Google alleen om de machtigingen openid, email en profile, zodat Google uw naam, uw e-mailadres, uw profielfoto en een ID voor uw Google-account met ons deelt. Wij gebruiken uw naam en e-mailadres voor dezelfde doeleinden als hierboven, en onze inlogdienst bewaart het Google-ID om u te herkennen wanneer u de volgende keer met Google inlogt. Wij slaan uw Google-toegangstoken en profielfoto niet op en hebben geen toegang tot uw Gmail, Google Agenda, Google Drive, contactpersonen of andere Google-gebruikersgegevens.

U kunt de app Gridex Login op elk moment verwijderen in uw Facebook-instellingen, onder Apps en websites. Daarna deelt Facebook uw gegevens niet meer met ons. Hiermee worden de accountgegevens die wij al in ons bezit hebben niet verwijderd; zie “Hoe u uw gegevens kunt verwijderen” hieronder.

Google API-services

Messenger en WhatsApp in Gridex Support

Bedrijven kunnen hun Facebook-pagina of WhatsApp Business-nummer koppelen aan Gridex Support (SupportHub), zodat Gridex Support namens hen de berichten van hun klanten beantwoordt. De koppeling verloopt via onze Meta-app “Gridex AI”, waaraan het bedrijf de machtigingen pages_show_list, pages_messaging, pages_manage_metadata, whatsapp_business_management en whatsapp_business_messaging verleent.

Wat wij ontvangen en opslaan

Hoe wij deze gegevens gebruiken

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om de klanten van het bedrijf namens het bedrijf te beantwoorden. De AI antwoordt op basis van de eigen kennisbank van het bedrijf en draagt het gesprek over aan de medewerkers van het bedrijf wanneer er een mens nodig is; de medewerkers antwoorden vervolgens vanuit Gridex Support. Antwoorden worden afgeleverd via het platform van Meta, waardoor ook Meta ze verwerkt volgens zijn eigen voorwaarden en privacybeleid. Wij verkopen Messenger- of WhatsApp-gegevens nooit, gebruiken ze nooit voor advertenties en gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen.

Gesprekken worden bewaard zolang de Gridex Support-werkruimte van het bedrijf bestaat en worden verwijderd wanneer de werkruimte wordt verwijderd (zie “Bewaring van gegevens”). Als het bedrijf een pagina of WhatsApp-nummer in Gridex Support ontkoppelt, ontvangen en beantwoorden wij de berichten ervan niet meer. Het verwijderen van de app Gridex AI in de Facebook- of Meta Business-instellingen van het bedrijf trekt bovendien het toegangstoken in.

Rechtsgrond voor de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op grond van de volgende rechtsgronden van de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst: om onze diensten te leveren en onze contractuele verplichtingen na te komen
• Gerechtvaardigde belangen: om onze diensten te verbeteren, de beveiliging te waarborgen en onze bedrijfsactiviteiten uit te voeren
• Toestemming: voor marketingcommunicatie en optionele functies
• Wettelijke verplichtingen: om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving

Hoe wij uw gegevens gebruiken

Wij gebruiken de verzamelde gegevens voor de volgende doeleinden:

• Het leveren en onderhouden van de diensten van onze virtuele AI-assistent
• Het verwerken van transacties en het beheren van abonnementen
• Het personaliseren en verbeteren van de prestaties van de dienst
• Het analyseren van interne dienststatistieken om functies te verbeteren (wij gebruiken uw gesprekken of kennisbank nooit om AI-modellen te trainen)
• Het bieden van klantenondersteuning en het beantwoorden van vragen
• Het versturen van service-updates en administratieve berichten
• Het monitoren van het gebruik om fraude op te sporen en naleving te waarborgen
• Het analyseren van gebruikspatronen om functies te verbeteren
• Het nakomen van wettelijke verplichtingen

Delen en openbaar maken van gegevens

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij kunnen uw gegevens delen met de volgende dienstverleners en in de volgende omstandigheden:

Dienstverleners

• Microsoft Azure: cloudinfrastructuur en gegevensopslag (regio Sweden Central, EU) en AI-modeldiensten. In Gridex Support schrijft Azure OpenAI Service de AI-antwoorden in de webchat, Messenger en WhatsApp. De embedding- en rerankingmodellen van Cohere (die tekst omzetten in numerieke representaties en zoekresultaten rangschikken), gehost door Microsoft in Azure AI Foundry, maken het zoeken in de kennisbank mogelijk. Azure AI Speech (regio West Europe, EU) zet spraak om in tekst en tekst in spraak. Bij AI-telefoongesprekken wordt de getranscribeerde tekst van het gesprek gebruikt om de gesproken antwoorden van de AI-spraakagent, de suggesties van de Call Copilot aan medewerkers en antwoorden uit de kennisbank in belstromen te genereren. Deze AI-modellen gebruiken het implementatietype Global van Microsoft: opgeslagen gegevens blijven in de EU, maar prompts en antwoorden kunnen worden verwerkt in elke Azure-regio waar het model is geïmplementeerd, ook buiten de Europese Economische Ruimte. BELANGRIJK: Microsoft zegt toe dat uw prompts en completions (de tekst die naar een AI-model wordt gestuurd en de tekst die het teruggeeft) en embeddings (numerieke representaties van tekst die voor zoekopdrachten worden gebruikt) NIET beschikbaar zijn voor andere klanten of voor OpenAI of andere modelaanbieders, en NOOIT worden gebruikt om Azure OpenAI-modellen of welk Microsoft-product dan ook te trainen, opnieuw te trainen of te verbeteren. Uw gegevens worden, versleuteld met AES-256, opgeslagen in de eigen Microsoft Azure-omgeving van Gridex in de EU (regio Sweden Central).
• Stripe: betalingsverwerking
• Cloudflare: contentlevering en DDoS-bescherming

Overige omstandigheden

• Met uw uitdrukkelijke toestemming
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of rechterlijke bevelen
• Om onze rechten, privacy, veiligheid of eigendommen te beschermen
• In verband met een fusie, overname of verkoop van activa

Bewaring van gegevens

Wij bewaren uw gegevens volgens het volgende schema:

Gegevensbeveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen:

• Versleuteling van gegevens tijdens verzending en bij opslag
• Regelmatige beveiligingsaudits en penetratietests
• Toegangscontroles en authenticatievereisten
• Training van medewerkers op het gebied van gegevensbescherming
• Procedures voor incidentrespons
• Beveiligde datacenters met fysieke beveiligingsmaatregelen

Uw rechten op grond van de AVG

Als betrokkene hebt u op grond van de AVG de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht van inzage: een kopie van uw persoonsgegevens opvragen
• Recht op rectificatie: verzoeken om correctie van onjuiste gegevens
• Recht op gegevenswissing: verzoeken om verwijdering van uw gegevens (“recht op vergetelheid”)
• Recht op beperking van de verwerking: verzoeken om beperking van de gegevensverwerking
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: de persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm ontvangen, deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke overdragen en, waar dit technisch mogelijk is, deze rechtstreeks door ons aan een andere verwerkingsverantwoordelijke laten doorzenden
• Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingsactiviteiten
• Recht om toestemming in te trekken: uw toestemming te allen tijde intrekken

Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via support@gridex.ai. Wij reageren binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Indien nodig staat de AVG toe deze termijn met nog eens twee maanden te verlengen; in dat geval laten wij u dat binnen de eerste maand weten.

Privacy van kinderen

Onze diensten zijn niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16 jaar. Als u denkt dat wij gegevens van een kind jonger dan 16 jaar hebben verzameld, neem dan onmiddellijk contact met ons op.

Functionaris voor gegevensbescherming

Voor vragen over privacy of om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via:

Recht om een klacht in te dienen

Als u van mening bent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens inbreuk maakt op de AVG, hebt u het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming, met name in de lidstaat van de EU waar u gewoonlijk verblijft, waar u werkt of waar de beweerde inbreuk heeft plaatsgevonden. Onze leidende toezichthoudende autoriteit is de Hongaarse Nationale Autoriteit voor Gegevensbescherming en Vrijheid van Informatie:

Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Elke wijziging wordt op deze pagina gepubliceerd met een nieuwe datum bij “Laatst bijgewerkt”. Bij ingrijpende wijzigingen stellen wij u daarnaast op de hoogte per e-mail of via onze diensten.