Quanto custa, na prática, orçamentar uma peça CNC à mão?

Orçamentar à mão parece grátis. Ninguém lhe manda uma fatura por esse trabalho, pelo que nunca aparece como linha numa folha de custos. Mas não é grátis: é uma das coisas mais caras que uma pequena oficina faz, precisamente porque o custo está escondido. Vamos pô-lo à vista.

Os quatro custos de um orçamento feito à mão

1. O tempo do orçamentista. Comecemos pelo óbvio. Orçamentar bem, à mão, uma peça CNC com alguma complexidade pode levar horas: abrir o modelo, ler o desenho, consultar avanços e velocidades, calcular os tempos de ciclo e de preparação, pôr preço ao material, somar tudo, montar o documento. Multiplique esse tempo pelo custo horário do seu orçamentista, com todos os encargos. Depois multiplique pelo número de pedidos que orçamenta por semana, incluindo os que não ganha.

Este último ponto é importante: paga o custo de orçamentar em todos os pedidos, mas só fatura os que ganha. Se orçamenta dez trabalhos para ganhar três, o custo de orçamentar os sete que perdeu recai sobre esses três.

2. Os trabalhos que perde por ser lento. É o custo maior, e o que as oficinas mais subestimam. Quando um comprador envia o mesmo pedido a quatro oficinas, a que responde primeiro, e com o orçamento mais claro, fica muitas vezes com o trabalho antes de as outras abrirem o ficheiro. Cada hora que o seu orçamento fica por fazer é uma hora em que um concorrente mais rápido está a fechar o negócio. O custo aqui não é o tempo de orçamentar: é a margem bruta do trabalho que nunca chegou a fazer.

3. A margem que se perde com a inconsistência. Orçamente a mesma peça duas vezes, à mão, em dois dias diferentes, ou por dois orçamentistas diferentes, e terá dois valores diferentes. Umas vezes o preço sai alto e perde um trabalho que queria. Outras sai baixo e ganha um trabalho que mal cobre os custos. Os dois desvios custam dinheiro, sem que ninguém dê por isso, em cada orçamento.

4. O custo de oportunidade. Quem orçamenta bem é normalmente uma das pessoas mais experientes da casa, precisamente aquela cuja atenção vale mais na oficina, numa preparação complicada ou junto de um cliente importante. Cada tarde passada em contas de orçamentos é uma tarde que não dedica ao que só ela sabe fazer.

Some os quatro com honestidade e o «grátis» ganha outro aspeto. Na maioria das oficinas, a linha do salário é o menor dos quatro custos.

Uma forma simples de lhe pôr um número

Não precisa de um modelo complicado. Chega uma conta de merceeiro:

(pedidos por semana) × (horas por orçamento) × (custo horário com encargos) = custo visível da orçamentação

Depois, some a parte que se sente mas não se fatura: os trabalhos perdidos por responder tarde e a dispersão de margem causada por preços inconsistentes. Numa oficina que orçamente, por exemplo, quinze pedidos por semana a duas horas cada, só o custo visível são trinta horas de orçamentista por semana: a maior parte do tempo de uma pessoa a tempo inteiro, só a orçamentar. Os custos invisíveis são normalmente maiores.

É este o preço real de orçamentar à mão. Só que nunca fica escrito em lado nenhum.

O que a automatização recupera, na prática

O argumento para automatizar a orçamentação não é «substituir o orçamentista». É «deixar de pagar os quatro custos acima». Eis o que muda:

• A tarde passa a minutos. A partir de um ficheiro STEP e de um desenho 2D, a leitura, as consultas, as contas do tempo de ciclo e a montagem do documento reduzem-se a minutos de cálculo. O custo de tempo visível praticamente desaparece.
• As respostas saem no próprio dia. Muitas vezes em minutos, e deixa de perder para um concorrente mais rápido trabalhos que podia ganhar.
• Os preços são consistentes. Um motor determinístico orçamenta a mesma peça sempre da mesma maneira, a partir dos números da sua própria oficina. Acaba a fuga de margem por inconsistência.
• As suas melhores pessoas recuperam o tempo. O trabalho repetitivo passa para o software. O critério fica com o orçamentista, que revê a decomposição de custos e tem a última palavra sobre o preço final.

Repare no que não muda: a decisão continua a ser sua. O software entrega-lhe uma estimativa transparente, linha a linha, construída a partir das suas máquinas, materiais e custos horários; ajusta o que quiser e envia-a com a sua marca. O software faz a leitura, um motor determinístico calcula o preço e o juízo final fica consigo.

A conclusão honesta

Orçamentar à mão nunca foi grátis; simplesmente não vinha faturado. Quando se põe um número real nas horas do orçamentista, nos trabalhos perdidos e na margem inconsistente, a pergunta deixa de ser «podemos dar-nos ao luxo de mudar a forma como orçamentamos?» e passa a ser «podemos dar-nos ao luxo de não mudar?».

Se a orçamentação é o estrangulamento da sua oficina — a tarefa sempre feita à pressa, sempre atrasada, sempre a cargo da única pessoa que não se pode dispensar — é esse o número que vale a pena calcular.