Was kostet es wirklich, ein CNC-Teil von Hand zu kalkulieren?

Kalkulieren von Hand wirkt kostenlos. Niemand schickt Ihnen eine Rechnung dafür, also taucht es in keiner Kostenaufstellung als Position auf. Kostenlos ist es trotzdem nicht. Es gehört sogar zu den teureren Tätigkeiten in einem kleinen Betrieb, gerade weil die Kosten verborgen bleiben. Machen wir sie sichtbar.

Die vier Kostenblöcke eines Angebots von Hand

1. Die Zeit des Kalkulators. Beginnen wir mit dem Offensichtlichen. Ein nicht triviales CNC-Teil sauber von Hand zu kalkulieren kann Stunden dauern: Modell öffnen, Zeichnung lesen, Schnittwerte nachschlagen, Takt- und Rüstzeit ermitteln, Material bepreisen, alles zusammenrechnen, das Dokument erstellen. Setzen Sie dafür den vollen Stundensatz Ihres Kalkulators inklusive aller Nebenkosten an. Dann multiplizieren Sie mit der Zahl der Anfragen, die Sie pro Woche kalkulieren, einschließlich derer, die Sie nicht gewinnen.

Der letzte Punkt ist wichtig: Die Kalkulationskosten fallen bei jeder Anfrage an, verdienen können Sie aber nur an den gewonnenen. Kalkulieren Sie zehn Aufträge, um drei zu gewinnen, müssen diese drei auch die Kalkulationskosten der sieben verlorenen tragen.

2. Die Aufträge, die Sie verlieren, weil Sie zu langsam sind. Das ist der größte Posten und der, den Betriebe am meisten unterschätzen. Schickt ein Einkäufer dieselbe Anfrage an vier Betriebe, gewinnt oft derjenige, der zuerst und am saubersten antwortet, noch bevor die anderen die Datei geöffnet haben. Jede Stunde, in der Ihr Angebot noch nicht geschrieben ist, nutzt ein schnellerer Wettbewerber, um den Auftrag abzuschließen. Die Kosten sind hier nicht die Kalkulationszeit, sondern der Deckungsbeitrag der Aufträge, die Sie nie fertigen durften.

3. Die Marge, die durch uneinheitliche Preise verloren geht. Kalkulieren Sie dasselbe Teil zweimal von Hand, an zwei verschiedenen Tagen oder durch zwei verschiedene Kalkulatoren, erhalten Sie zwei verschiedene Zahlen. Mal liegen Sie zu hoch und verlieren einen Auftrag, den Sie gern gehabt hätten. Mal liegen Sie zu niedrig und gewinnen einen Auftrag, der kaum die Kosten deckt. Beides kostet Geld, unbemerkt und bei jedem Angebot.

4. Die Opportunitätskosten. Wer gut kalkuliert, gehört meist zu Ihren erfahrensten Leuten, also genau zu denen, deren Aufmerksamkeit in der Fertigung, bei einer kniffligen Aufspannung oder bei einem wichtigen Kunden am meisten wert ist. Jeder Nachmittag, den diese Person mit Kalkulationsrechnerei verbringt, fehlt für die Aufgaben, die nur sie erledigen kann.

Rechnen Sie diese vier Posten ehrlich zusammen, und „kostenlos“ sieht ganz anders aus. In den meisten Betrieben sind die Gehaltskosten der kleinste der vier.

So beziffern Sie die Kosten ganz einfach

Dafür brauchen Sie kein kompliziertes Modell. Eine Überschlagsrechnung genügt:

(Anfragen pro Woche) × (Stunden pro Angebot) × (Stundensatz inkl. Nebenkosten) = sichtbare Kalkulationskosten

Dazu kommt der Teil, den Sie spüren, der aber auf keiner Rechnung steht: Aufträge, die durch langsame Bearbeitung verloren gehen, und die Margenschwankung durch uneinheitliche Preise. Kalkuliert ein Betrieb beispielsweise fünfzehn Anfragen pro Woche mit je zwei Stunden, fallen allein an sichtbaren Kosten dreißig Kalkulatorstunden pro Woche an. Das ist der größte Teil einer Vollzeitstelle – nur fürs Kalkulieren. Die unsichtbaren Kosten sind meist höher.

Das ist der wahre Preis der Kalkulation von Hand. Er steht nur nirgends geschrieben.

Was Automatisierung tatsächlich zurückholt

Das Argument für eine automatisierte Kalkulation lautet nicht „den Kalkulator ersetzen“, sondern „die vier Kostenblöcke oben nicht länger bezahlen“. Das ändert sich:

• Aus dem Nachmittag werden Minuten. Mit STEP-Datei und 2D-Zeichnung schrumpfen Lesen, Nachschlagen, Taktzeitrechnung und das Erstellen des Dokuments auf wenige Minuten Rechenzeit. Die sichtbaren Zeitkosten fallen weitgehend weg.
• Antworten gehen am selben Tag hinaus. Oft schon nach wenigen Minuten. So verlieren Sie Aufträge, die Sie hätten gewinnen können, nicht mehr an schnellere Wettbewerber.
• Die Preise sind einheitlich. Eine deterministische Engine kalkuliert dasselbe Teil jedes Mal gleich, auf Basis der Zahlen Ihres Betriebs. Die Margenverluste durch uneinheitliche Preise hören auf.
• Ihre besten Leute bekommen ihre Zeit zurück. Die Fleißarbeit übernimmt die Software. Das Urteil bleibt beim Kalkulator, der die Aufschlüsselung prüft und über den endgültigen Preis entscheidet.

Achten Sie darauf, was sich nicht ändert: Sie entscheiden weiterhin. Die Software legt Ihnen eine transparente Kalkulation Position für Position vor, berechnet aus Ihren Maschinen, Werkstoffen und Stundensätzen. Sie passen an, was Sie möchten, und versenden das Angebot mit Ihrem Branding. Die Software liest, eine deterministische Engine rechnet den Preis, und Sie urteilen.

Das ehrliche Fazit

Kalkulieren von Hand war nie kostenlos, es wurde nur nie in Rechnung gestellt. Sobald Sie die Kalkulatorstunden, die verlorenen Aufträge und die schwankende Marge ehrlich beziffern, lautet die Frage nicht mehr „Können wir es uns leisten, unsere Kalkulation umzustellen?“, sondern „Können wir es uns leisten, es nicht zu tun?“

Wenn die Kalkulation in Ihrem Betrieb der Engpass ist, also das, was immer unter Zeitdruck steht, immer hinterherhinkt und immer an der einen Person hängt, auf die Sie nicht verzichten können, dann lohnt es sich, genau diese Zahl auszurechnen.